PHU XUAN UNIVERSITY

 

PROCESS 

STUDENT AFFAIRS

 

Code 04-QT/CTSV/PXU
Issue/Revision 1/1
Effective Date 11/03/2021

 

Approver Reviewer Creator
Ho Thi Hanh Tien Tran Van Long Bui Thi Hieu

 

I. PURPOSE – SCOPE OF APPLICATION

Purpose: To guide activities in the Student Affairs at all training facilities of Phu Xuan University, ensuring that the work is carried out in a synchronized and stable manner.

Scope of Application: This procedure applies to student affairs activities for undergraduate students as stipulated by Phu Xuan University.

II. ABBREVIATIONS

Abbreviation Translation Abbreviation Translation
SV Student TD Recruitment
BGH Executive Board DN Enterprise
PTH General Affairs Department CLB Club
PĐT Training Department GDTC Physical Education
PH Parents QLSV Student Management
HK Học kỳ BCS Ban cán sự
CTĐT Training Programs RL Rèn luyện
CBDVSV Cán bộ dịch vụ sinh viên

III. LƯU ĐỒ

IV. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

No Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
1 Lập kế hoạch CTSV
1.1 Lập và phê duyệt kế hoạch hoạt động CSSV, bao gồm các mảng:

  • Dịch vụ cho sinh viên
  • Công tác sinh viên, phụ huynh
  • Job Placement
  • Alumni
  • Phát triển cá nhân PDP
  • Truyền thông, đoàn hội và các hoạt động khác.
 Chậm nhất 01 tuần sau khi kỳ học bắt đầu Phụ trách từng mảng hoạt động lập;

 Hiệu trưởng phê duyệt.

 04.01-BM/CTSV/PXU
2 Cập nhật thông tin sinh viên
2.1 Sinh viên làm thủ tục nhập học nộp hồ sơ sinh viên cho Khi nhập học Sinh viên nộp

CBDVSV tiếp nhận

 04.02-BM/CTSV/PXU
2.2 Cập nhận vào hồ sơ sinh viên toàn trường 03 ngày khi sinh viên nhập học CBDVSV 04.02a-BM/CTSV/PXU
3 Dịch vụ sinh viên
3.1 Dịch vụ Hành chính
3.1.1 Cung cấp thẻ sinh viên mới và làm lại thẻ sinh viên khi có yêu cầu.

Cấp mới ở buổi định hướng, làm lại khi có yêu cầu

 Trong vòng 01 tháng từ khi sinh viên yêu cầu CBDVSV 04.03-BM/CTSV/PXU
3.1.2 Cấp giấy xác nhận cho sinh viên khi có yêu cầu (Giấy xác nhận là sinh viên; Giấy xác nhận ưu đãi trong giáo dục) Trong vòng 03 ngày làm việc CBDVSV 04.03-BM/CTSV/PXU

04.04-BM/CTSV/PXU

04.05-BM/CTSV/PXU
3.1.3 Gia hạn visa cho sinh viên quốc tế (nếu có) Trước khi visa hết hạn và hoàn thành theo quy định Nhà nước CBDVSV 04.03-BM/CTSV/PXU
3.2 Dịch vụ khác
3.2.1 Tiếp nhận và làm thẻ bảo hiểm y tế: thu 6 tháng hoặc 1 năm 1 lần theo giá trị sử dụng thẻ (nộp trước 1/1 hoặc 1/7 hàng năm).

Đối với SV mới nhập học không có thẻ bảo hiểm y tế: thu tại thời điểm nhập học.  

Tháng 6

Tháng 12

Thời điểm Nhập học

 Phòng tổng hợp  
3.2.2 Cung cấp và theo dõi tủ thuốc Kiểm kê hàng tháng CBDVSV 04.06-BM/CTSV/PXU
3.2.3 Tổ chức hoạt động y tế Hàng kỳ CBDVSV  
3.2.4 Tổ chức thi bằng lái xe Sinh viên năm đầu CBDVSV  
3.2.5 Hỗ trợ nhà trọ, đăng ký tạm trú cho sinh viên quốc tế Khi có yêu cầu CBDVSV  
4 Việc làm sinh viên
4.1 Lập kế hoạch công tác dịch vụ việc làm dành cho sinh viên, có thể bao gồm các thông tin:

  • Chương trình tiếp cận doanh nghiệp; số việc làm sẽ tiếp cận được
  •  Số ứng viên là SV ứng tuyển; Số trúng tuyển….
 Theo thực tế phát sinh, tối thiểu 2 tháng trước khi sinh viên tốt nghiệp CBDVSV lập;

BGH phê duyệt

 04.07-BM/CTSV/PXU
4.2 Liên hệ, quan hệ các đối tác, DN có nhu cầu tuyển dụng SV

Cập nhật thông tin nhà tuyển dụng vào Danh sách

Theo thực tế phát sinh, tối thiểu 2 tháng trước khi sinh viên tốt nghiệp CBDVSV 04.08-BM/CTSV/PXU
4.3 Chuyển tải thông tin tuyển dụng lên website & Facebook, group của Trường 24h từ khi nhận được thông tin của Nhà tuyển dụng CBDVSV/ Bộ phận truyền thông
4.4 Tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển của sinh viên, lập danh sách chuyển cho Nhà tuyển dụng Theo thời gian của Nhà tuyển dụng CBDVSV 04.09-BM/CTSV/PXU
4.5 Làm việc với Nhà tuyển dụng về thời điểm phỏng vấn/ thi tuyển; nhận và báo kết quả trúng tuyển/không trúng tuyển từ phía nhà tuyển dụng và chuyển cho sinh viên 24h từ khi nhận được thông tin CBDVSV
4.6 Lập báo cáo công tác việc làm sinh viên 3 tháng kể từ thời điểm SV tốt nghiệp CBDVSV 04.10-BM/CTSV/PXU
5 Khen thưởng- kỷ luật
  Đánh giá Điểm rèn luyện để làm căn cứ khen thưởng /kỷ luật sinh viên
5.1 Đánh giá kết quả rèn luyện đối với SV (cấp lớp) + Kiểm tra
5.1.1 Sinh viên tự đánh giá kết quả rèn luyện cá nhân vào Phiếu đánh giá rèn luyện sinh viên Ngay sau buổi  thi môn cuối cùng của học kỳ SV 04.11-BM/CTSV/PXU
5.1.2 Căn cứ kết quả kiểm điểm cá nhân, Ban cán sự lớp rà soát,  tiến hành họp lớp xét điểm rèn luyện từng thành viên theo quy định

BCS tổng hợp kết quả rèn luyện của lớp, nộp về Khoa ký duyệt (kèm theo Biên bản họp lớp).

 Lớp trưởng 04.12-BM/CTSV/PXU

04.13-BM/CTSV/PXU
5.2 Đánh giá kết quả điểm rèn luyện đối với HSSV (cấp khoa/ngành) + Kiểm tra
5.2.1 Trưởng các ngành tổng hợp kết quả rèn luyện các lớp, kiểm tra:

  • Nếu chính xác: Tiếp nhận và trình lãnh đạo Khoa ký xác nhận.
  • Nếu chưa chính xác: Hoàn trả hồ sơ về lớp, yêu cầu điều chỉnh chính xác và  nộp lại.

Các Khoa kiểm tra, ký xác nhận kết quả điểm rèn luyện của SV các lớp.

 1 tuần sau khi SV thi môn cuối cùng của học kỳ Trưởng Khoa/Ngành 04.12-BM/CTSV/PXU

04.13-BM/CTSV/PXU
5.2.2 Nộp kết quả rèn luyện của SV của khoa về Phòng Đào tạo Cán bộ QLSV của Phòng Đào tạo 04.13-BM/CTSV/PXU
5.3 Đánh giá kết quả điểm rèn luyện đối với HSSV (cấp Trường)
5.3.1 Cán bộ QLSV của Phòng Đào tạo tiếp nhận Bảng tổng hợp điểm rèn luyện của các lớp (theo từng Khoa).

Tiến hành kiểm tra, rà soát kết quả điểm rèn luyện của SV. Căn cứ các văn bản tuyên dương khen thưởng, xử lý vi phạm của Nhà trường đối với SV để kiểm tra điểm cộng, điểm trừ của SV mà các lớp đã đánh giá.

  • Nếu kết quả chính xác: Tiếp nhận, nhập và lưu trữ, tổng hợp và trình Hội đồng xét rèn luyện sinh viên.
  • Nếu kết quả chưa chính xác: Hoàn trả hồ sơ về khoa, yêu cầu điều chỉnh chính xác và nộp lại.
 Sau 2 tuần kể từ ngày các Khoa nộp kết quả rèn luyện Cán bộ QLSV của Phòng Đào tạo 04.14-BM/CTSV/PXU
5.4 Nhập và lưu trữ kết quả rèn luyện
Phòng đào tạo nhập kết quả rèn luyện vào máy tính: 01 cán bộ nhập, 01 cán bộ đọc dữ liệu nhập và kiểm tra chéo.

Lưu trữ kết quả trên máy tính và bằng văn bản cứng (có dấu đỏ).

 Sau 5 ngày kể từ khi có kết quả kiểm tra, rà soát điểm chính xác

Cuối mỗi học kỳ

 Phòng đào tạo 04.13-BM/CTSV/PXU
6 Club
6.1 Giới thiệu CLB đến các sinh viên
6.1.1 Liên hệ các CLB về kế hoạch giới thiệu thông tin CLB đến SV : thời gian, địa điểm, lịch hoạt động, chi phí tham gia, lợi ích, đối tượng theo học Trước khi sinh viên nhập học 2 tuấn CBDVSV Thông báo đến CLB
6.1.2 Tổ chức buổi giới thiệu các CLB và SV Tại thời điểm sinh viên nhập học CBDVSV Kế hoạch tổ chức buổi giới thiệu CLB

Các brochure của CLB
6.2 SV đăng ký tham gia CLB
6.2.1 Nhận thông tin đăng ký tham gia CLB từ SV 2 tuần trước khi triển khai hoạt động CLB CBDVSV Thông báo nhận đăng ký tham gia các CLB
6.2.2 Tổng hợp danh sách SV đăng ký gửi các CLB để các CLB triển khai đào tạo 1 tuần trước khi triển khai hoạt động CLB CBDVSV Danh sách đăng ký của SV
6.3 Phối hợp với CLB quản lý SV tham gia CLB:

gửi mẫu bảng điểm danh, bảng điểm quá trình, bảng điểm thi cuối kỳ cho CLB

Lập Thời khóa biểu các hoạt động CLB và thông báo đến SV

 3 ngày trước khi triển khai hoạt động CLB CBDVSV &

CLB

 03-QT/ĐT/PXU
6.4 Tổng hợp, đánh giá kết quả SV tham gia CLB
6.4.1 CLB gửi bảng điểm đánh giá quá trình, bảng điểm thi cuối kỳ, chốt danh sách sv đạt 1 tuần sau khi kết thúc quá trình đào tạo CBDVSV lập; BGH Phê duyệt 03-QT/ĐT/PXU
6.4.2 Trường hợp SV không đạt, cần đăng ký tham gia lại CLB Trong vòng 1 tuần đầu tiên của học kỳ mới 03-QT/ĐT/PXU
6.4.2 Làm quyết định công nhận SV đạt môn học GDTC Trong vòng 2 tuần đầu tiên của học kỳ mới Quyết định công nhận SV đạt môn học GDTC
7 Công tác phụ huynh
7.1 Lập Danh sách thông tin về Phụ huynh các lớp
Căn cứ vào Thông tin của Hồ sơ SV khi nhập học, bộ phận QLSV (thuộc PĐT) lập Danh sách các thông tin liên hệ với phụ huynh, gia đình của SV để sử dụng trong các trường hợp cần liên hệ. Khi SV nhập học CBDVSV 04.02a-BM/CTSV/PXU
7.2 Gửi thông tin về học phí của từng học kỳ
Đầu mỗi học kỳ, Phòng Tổng hợp làm thông báo về học phí (Debit note) và các thay đổi về chế độ học phí (nếu có) của từng SV và gửi về cho  gia đình SV bằng EMS hoặc email 1 tháng trước khi bắt đầu HK Phòng tổng hợp 10.09-BM/TC/PXU
7.3 Liên hệ báo cáo tình hình của các SV vắng học nhiều
– Trong quá trình học, nếu SV có biểu hiện vắng nhiều, vắng liên tục không lý do, bộ phận QLSV phải theo dõi và thông báo kịp thời với PH, gia đình của SV nhằm báo cáo tình hình, tìm hiểu lý do và nhờ sự giúp đỡ của phía PH, gia đình SV.

– Hình thức liên hệ: gọi điện thoại trực tiếp, gửi email.

 Trong quá trình học CBDVSV
7.4 Gửi Bảng điểm tổng kết từng HK
– Cuối mỗi HK, sau khi có kết quả thi kết thúc học phần, PĐT sẽ lập Bảng điểm tổng kết HK cho từng SV và gửi về cho PH, gia đình SV nhằm thông báo tình hình và kết quả học tập. Qua đó tận dụng được sự hỗ trợ của gia đình trong công tác quản lý SV của Trường. Cuỗi mỗi HK CBDVSV 03-QT/ĐT/PXU
7.5 Báo cáo công tác phụ huynh
Cuối mỗi kỳ, bộ phận phụ trách quan hệ phụ huynh lập báo cáo trình BGH về những công tác triển khai trong kỳ và kế hoạch cho học kỳ sau. CBDVSV
8 Tiến hành công tác khảo sát thu thập ý kiến của cựu học viên theo Hướng dẫn khảo sát ý kiến khách hàng 08.02-HD/ĐB/PXU
9 Công tác Đảng, Đoàn, Hội
9.1 Xây dựng tổ chức Đảng, Đoàn, Hội sinh viên trong nhà trường   CB được phân công bởi BGH
9.2 Phối hợp với các tổ chức chính trị xã hội theo địa bàn quản lý để tổ chức các hoạt động  liên quan và huy động nhân lực trong Nhà trường tham gia Khi có sự kiện CB được phân công bởi BGH
9.3 Tổ chức các hoạt động do tổ chức Đoàn- Hội Theo hoạt động CB được phân công bởi CB được phân công bởi BGH BGH
9.4 Báo cáo kết quả hoạt động Theo định kỳ  

V. HỒ SƠ

No Tên hồ sơ Mã biểu mẫu Creator Hình thức lưu Thời gian lưu trữ Mức độ quan trọng
1 Kế hoạch chăm sóc sinh viên 04.01-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
2 Phiếu thông tin sinh viên 04.02-BM/CTSV/PXU SV/ CB DVSV H 5 năm sau khi SV TN TB
3 Thông tin sinh viên toàn trường 04.02a-BM/CTSV/PXU CB DVSV S 5 năm sau khi SV TN TB
4 Sổ theo dõi dịch vụ hành chính sinh viên 04.03-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
5 Giấy xác nhận sinh viên 04.04-BM/CTSV/PXU Student H Không lưu TB
6 Giấy xác nhận ưu đãi trong giáo dục 04.05-BM/CTSV/PXU Student H Không lưu TB
7 Biên bản kiểm kê thuốc 04.06-BM/CTSV/PXU CB Y tế H 03 năm TB
8 Kế hoạch việc làm sinh viên 04.07-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 03 năm TB
9 Danh sách nhà tuyển dụng 04.08-BM/CTSV/PXU CB DVSV S Vĩnh viễn TB
10 Danh sách SV ứng tuyển 04.09-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
11 Báo cáo công tác việc làm sinh viên 04.10-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
12 Phiếu đánh giá rèn luyện sinh viên 04.11-BM/CTSV/PXU Student H/S 5 năm sau khi SV TN TB
13 Biên bản họp ban cán sự lớp /Khoa/Viện 04.12-BM/CTSV/PXU Lớp trưởng H/S 5 năm sau khi SV TN TB
14 Tổng hợp kết quả đánh giá ĐRL sinh viên lớp 04.13-BM/CTSV/PXU Lớp trưởng H/S 5 năm sau khi SV TN TB
15 Tổng hợp kết quả đánh giá ĐRL sinh viên toàn trường 04.14-BM/CTSV/PXU CBĐT H/S 5 năm sau khi SV TN TB
16 Hướng dẫn khảo sát ý kiến khách hàng 08.02-HD/ĐB/PXU

[/kc_column_text][/kc_column][/kc_row][kc_row _id=”842791″ disabled=”on”][kc_column _id=”510774″][kc_column_text _id=”778910″]

  • DACH SÁCH CÁC BIỂU MẪU:
    1. 04.01-BM/CTSV/PXU Kế hoạch hoạt động CSSV: Download.
    2. 04.02-BM/CTSV/PXU Phiếu tiếp nhận sinh viên: Download.
    3. 04.02a-BM/CTSV/PXU Thông tin sinh viên: Download.
    4. 04.03-BM/CTSV/PXU Sổ theo dõi dịch vụ hành chính sinh viên : Download.
    5. 04.04-BM/CTSV/PXU Xác nhận sinh viên : Download.
    6. 04.05-BM/CTSV/PXU Giấy xác nhận ưu đãi trong giáo dục : Download.
    7. 04.06-BM/CTSV/PXU Biên bản kiểm kê thuốc: Download.
    8. 04.07-BM/CTSV/PXU Kế hoạch DV việc làm sinh viên: Download.
    9. 04.08-BM/CTSV/PXU Danh sách nhà tuyển dụng: Download.
    10. 04.09-BM/CTSV/PXU DS ứng viên: Download.
    11. 04.10-BM/CTSV/PXU Báo cáo việc làm sinh viên: Download.
    12. 04.11-BM/CTSV/PXU Phiếu đánh giá rèn luyện sinh viên: Download.
    13. 04.12-BM/CTSV/PXU Biên bản họp lớp: Download.
    14. 04.13-BM/CTSV/PXU Tổng hợp kết quả ĐRL lớp: Download.
    15. 04.14-BM/CTSV/PXU Tổng hợp điểm rèn luyện toàn trường: Download.
    16. Biểu mẫu dành cho sinh viên: Here